どこの会社にも資料は必ずあると思うけれど、それが使いやすいかどうかはまた別の話。
確かに必要な情報は載っているけれど、それを探すのに時間がかかってしまったり、情報の背景を把握していないと理解できない内容になっていたり。
今の職場では割と時間の自由が利くので、ぼくはそういった不便をできるだけ無くせるように資料を作るようにしてる。今日はそのおかげで二度手間三度手間を防ぐことができたので、実例をいくつか出してシェアして行こうと思います。
あとね、こーゆーのって単純に効率化っていうだけじゃなくて会社への貢献や会社からの信頼につながると思うからたのしーよ。
その在庫、どこにあるの？
在庫表では、この部屋に”在る”のはわかっているんだけど・・・
ぼくの仕事で言うと、管球(蛍光灯とか照明)の在庫管理なんかがそれにあたるんだけども、管球は毎月在庫を確認して資料に記録して残している。ただ、みんな毎回そこから目当ての管球を探すのに時間がかかってたんよね。かくいうぼくも、時間がかかるしイライラするしで「わかりづれぇ！」って悪態つきながら探してたという。
なんでイライラするんだっけ？
このイライラって、物事を改善するための重要なきっかけだと思っていて、落ち着いて言語化してみた。すると”在庫表から目当てのものを見つけづらい”、”目当てのものが部屋のどのあたりにあるのかがわかりづらい”の２点なのかなー、と漠然と気が付けた。気が付けたなら、あとは解消するだけだー。
イライラさせる在庫表の原因
在庫表で目当てのものが見つけづらいのは、名前順になっていないから。別の言い方をすると、ソートする項目が探す人目線ではないので、表をすみからすみまでみなきゃいけない状態になってるからだなーと気づいた。なんでそんなことが起こるのかというと、管球は同じような名前でもワット数や色が違うものがあったりして、それを在庫置き場ではワット数ごと、色ごとなんて分け方をするもんだから、在庫表に並ぶ名前もバラバラになってしまってたんよね。で、記載がこの並びだと、実物を探すときにはさらに似たような塊の中から目当てのものを探さなきゃいけないという２重苦。そりゃー、イライラするはずだわ。
自分用の在庫表を作って、改善を反映させたよ
改善内容がわかったので、あとは自分資料を作成していく。
元の在庫表をコピーして、”保管場所”の項目を付けてそれぞれ記載していく。最後にフィルタをかけて、名前順でソートして完成。
たったこれだけ。
ちょっとの労力で大きな幸せ
資料を作るのに、１時間くらいかな？一度管球を探す際に無駄にかかってた時間が５分くらいなので、すぐに短縮時間のほうが上回ったと思う。
そして今日、滅多に使わない管球の交換依頼があって、別のメンバーが担当することに。「ぇー、こんなのどこにあったか覚えてねーよ・・・」とボヤいてたので無言でこの資料を渡したところ、すぐ見つけられて若干感動してもらえたのです。うん、こーゆーコミュニケーションもいいよね。自分が貢献して相手に感謝されるっていう。
＋αの改善内容
２点。
自分用在庫表を作成したあと、その資料のおかげで（せいで？）在庫管理担当になったので、さらにわかりやすくするために管球の配置もできるだけ在庫表の並びになるように変更。そうすることで、さらに配置場所のあたりをつけやすくなった。
管球は、現場確認が必要なことが多い。どーゆーことかというと、管球交換を依頼されるときは「どこどこの管球が切れてるから交換しといてー」と連絡が来る。でもどの管球が使われているかがわからないので、一度現場で現物を確認しなきゃいけない。そして在庫置き場に戻って、目当ての管球をまた現場にもっていって交換、という流れ。でも、現場遠かったら行くのダルいし、そもそも最初からわかってたら楽じゃない？
と思ったので、過去歴から、どの管球がどの部屋で使われたかの一覧を作成した。この資料も合わせることで、初見の場所は無理だけれど、一度交換した場所なら次から現場に行かなくてもスムーズに交換できるようになって、さらに楽になった。
見づらい資料は見やすくしちゃえ
先の在庫表もそうだけど、見づらい資料って結構ある。情報を詰め込むための資料だったりすると、視認性は二の次になることが多いので。そして、意外とその資料をそのまま使ってる人の多いこと・・・。
例えばスケジュール
定例会議のための会議室のスケジュールや、大学の時間割とか。「何時～何時の間にこことことが使われてる」、みたいな記載がされていることって結構あると思う。でもそうなると、「この部屋を使える時間はどこが開いてる？」という視点で見ようとすると、それぞれの時間帯ごとに表を全部確認していかなきゃいけないことになっちゃう。
それは無駄だなーと思ったので、ぼくは部屋ごとの１週間のスケジュールを表にまとめてみた。
情報を詰め込むための資料（使う部屋をまとめた資料）に比べて、使わない時間帯の情報も追加されるので自分資料のボリュームは増えてしまったけど、問い合わせがあったときにレスポンスをかなり早めることができたーよ。
その他。１度あることは２度あるよー
見出しの通り。１度行った仕事は２度目も行う可能性が高い。ということは、１度目に迷ったところは２度目も迷う可能性が高いということ。あの時の資料どこだったっけ？資料に書いてない細かいことだけど大事なコツがあったような・・・。関係部署の連絡先は・・・？挙げるとキリがないけれど、この年になって気づいて、大事にしていることは誰かに聞いたり、確認が必要だった内容は資料として残しておくことだ。
特に、電話番号、資料URL、IDやパスワード（もちろんセキュリティには気を使ってよ？）。何度も使う項目はについてはすぐ調べられるようにしといたほうがいいとおもふ。もしまだやってなかったらね。
そして、紙に出す・・・
このペーパーレスの時代に何言ってんだっていわれるかもしれないけど、情報を探すときに紙で探す早さはデータを探す早さを凌駕する場面て結構ある。検索はデータのほうがはるかに早いし、情報量が多い中から探すとなるとデータのほうが早いことが多いけど、一覧化している資料や、カテゴリ分け、タグ分けがあらかじめしてある資料は紙のほうが早くて楽なこと多いよ。特に、自分用資料だったら情報の取捨選択もできるんだから探しやすいファイルを予め作っておくと、無駄も減らせるし
効率化と、貢献
こーゆー資料は、自身の仕事の効率化に直結するのはもちろん、自分優位のコミュニケーションにも役立てられると思ってる。「わからなかったらとりあえずあいつに聞け」って思われたら勝ちじゃない？打算的って言ったらあれだけど、ぼくは割とこれで発言権をもらえてる実感があるので有効だと感じてるですよ。
あとね、こーゆー情報ってまとめてると自身の知識が増えてくの。そして、それが楽しかったりして。
昔の自分に対してのメッセージのようなものだけど、仕事が辛くて、上達もあまり感じられない状態だったらとりあえずまとめ資料作っとけー。
ってな感じで締め。終わりっ
