どうも、ひかりんです。
長いタイトルになってしまいましたが、書いている時期とタイトルで、どーゆーことかは察してもらえるんじゃないかなー、と思います。
今までのデータ取り扱い方法
僕の会社は、いわゆる商社という扱いで、僕はそこで営業をしています。営業なので、金額の情報とか、お客様の情報とか、外に漏れたらまずい情報も当然扱っています。
そんな中、重要なデータの取り扱い方はおおまかに二通り。
1.扱いは紙ベース。漏洩したらまずい情報は持ち歩かない。お客様とのやりとりはメールよりもFAXがメイン
2.残さなければならないデータは、社内ネットワークのサーバー内にて保管。当然、外部からのアクセスは不可。書類もスキャンしてPDF化した後にデータ保存
とまぁ、そんな感じ。重要な情報を社内ネットワークで共有できる分、データ管理については最悪ではないけど、やっぱりメインは紙ベースなので作業としては非効率な部分が目立つかな？それが入社当時の僕の印象。
それが、今回のコロナ騒動により一気に改革を余儀なくされた形。
これからのデータ取り扱い方法
今後は、社内ネットワークに頼らずに情報を取り扱う必要性が出てきました。
今回のコロナ騒動にあたり、弊社は普段の事務所とは別に、作業できる場所を確保しました。そして、従業員を２チームに分け、勤務地を交代制にすることにしました。それにより、コロナ感染者が弊社から出ても、別のチームが営業を続けられるようにしています。
しかし、そうなると毎日片方のチームは社内ネットワークにアクセスすることができなくなってしまいました。当然、業務もこのままでは滞ってしまいます。そのため、全部とは言わないまでも今まで社内ネットワーク内で管理してきたデータを外部からでも閲覧できるようにする必要があります。
それこそ、クラウド、メール、BYOD(Bring Your Own Device )、 etc…利用できるものは何でも使って、早急に。
目的は、似たような状況の方々への情報提供、共有
今、日本ではテレワークを開始する会社も増え、自宅と会社、営業個人と会社、等事務所と離れて勤務する方が増えていると思います。その中で、特に中小企業では事務所外からデータにアクセスする方法が整備されていない方も多いのではないかと思います。
そんな方たちに、私がSEだった頃の知識を用いて自社のシステムを変えていく過程を共有し、少しでも業務の効率化につながれば、と思い記録を記載していくことにしました。 内容は断片的だったり、手段がバラバラだったりするかもしれませんが、共通するのは、自社の効率化のためにチャレンジできる内容ということです。
少しでもこのサイトの記事が、この新しい環境に困っている人たちにプラスに働けば幸いです。
