これは、大分先。子供たちが社会人になってから生きてくる内容かな。長くなるし、少し難しいかもしれないけど、この内容をしっかり身に着けるだけで周りと仕事のでき方が段違いになるから、優先度Aで習得してほしい。
社会人になると、ほぼ確実に、それも何度も「ホウレンソウが大事だ」という文言を耳にすると思う。でもそれだけ大事なことであるはずのことにも関わらず、実際に出来ている人は少ない。少なくともお父さんはそう感じてます。どうしてそういい切れるのか、その理由と改善点を遺します。
あと、予め報連相ができている場合とできていない場合の結論を書いておくけど、報連相ができていれば、よっぽどな事故が起きない限り仕事が失敗に終わることはないよ。あと、仕事で余計な手間や時間がかかると感じることがあれば、それは報連相ができていないからだ、と認識するサインだよ。
根本的な意識から間違えている
周りの人たちの報連相を見ていると、報連相そのものに対する意識から間違ってるのがわかる。どう違うかというと、ほとんどの人は”自分本位”の報連相ばかりをしているということ。ということは、正解はもちろん”他人本位”の報連相をしなきゃいけないということ。この考えを正すだけで、コミュニケーションの頻度も質も大きく変わってくることになる。要は、行動から変わってくるよ。実際どれくらい変わるかを例に出して比較してみよう。
意識の差による行動と結果の比較
報告
自分本位
1時間ほどの単純作業を頼まれたので、作業を終わらせて報告した。
他人本位
1時間ほどの単純作業を頼まれた。繰り返し作業となるので、最初の１回を終わらせてかかった時間と成果を依頼者に一度報告した。すると、依頼者の意図と少しずれていたようなのですり合わせを行い、やり方を修正した後に残りの作業も終わらせてから最終報告をした。
結果
自分本位
仕事の成果物が依頼者とズレたまま作業していたため、１時間の作業がやり直しになってしまった。依頼者も１時間程度の想定をしていたが、結局想定の２倍の時間がかかることになってしまい、依頼者の心象も損ねる結果となってしまった。
他人本位
仕事の成果物が、作業途中で依頼者とすり合わせを行っていたことで依頼者の希望通りのものとなっていた。依頼者の想定の範囲で物事がスムーズに運んだため、依頼者の心象も良かった。
連絡
自分本位
商品の注文があったので、納期を確認した。商品を揃える期間と合わせ、１か月ほどかかることがわかった。そのことをお客様に連絡し、１か月後に約束通り商品を配達した。
他人本位
商品の注文があったので、納期を確認した。商品を揃える期間と合わせ、１か月ほどかかることがわかった。そのことをお客様に連絡した。３週間後、問題なく商品が集まった。そのため、お客様に改めて「お約束の日に問題なく商品を配達できる」旨を連絡した。すると、先方から「可能なら早めに納品してほしい」とのお願いがあった。こちらの状況を確認すると、丁度数日後、別件で近くに行く用事があった。早く納品できればその分商品が置いてあるスペースを空けることもできるため、お客様と数日後に納品するということでお約束をした。配達日前日に、翌日にお約束通り配達に伺うことと、到着時刻の想定を連絡した。当日、お客様が別の用事で対応できないと大変なので、到着予定の１０分前にも「間もなく到着する」旨を連絡した。
結果
自分本位
配達日当日、先方は１か月前に商品を注文していたことを忘れ、だれかを会社に残しておく手配をしていなかった。無人の会社に荷物を置いていくわけにはいかなかったため、後日配達することになった。つまり、その日の往復の交通費と時間が全くの無駄になってしまった。
ついでに、商品を注文していた担当者も案件そのものを忘れていたため、大慌てで諸々の対応をすることになり大変なことになりかけてしまった。
他人本位
配達日当日、予め到着時間が伝わっていたため、お客様はこちらが納品しやすい場所に車を泊められるように駐車場の車を整理してくださっていた。さらに、荷物積み下ろし要員も容易してくださっていた。結果、納品にかかる時間も短縮でき、スムーズに取引を行うことができた。お客様はその後の仕事も余裕をもって進められ、自身も効率的に動けたためお互いに助かった。別件のついでで寄ることができたため、コストも大幅に下げることができていた。
相談
自分本位
仕事の依頼を上、期日は１か月後だった。概要を聞くと、仕事自体は2～3日で終わる内容だったため、時間のあるときに手を付けようと思い、わからないことはその時にまとめて聞くことにした。
他人本位
仕事の依頼を受け、期日は１か月後だった。概要を聞くと、仕事自体は2～3日で終わる内容だった。念のため依頼者の予定を確認すると、期日の２週間前から出張や別件の仕事で忙しそうだったため、何かあったら依頼者に相談できるように早めに仕事を開始し、案の定わからない部分が出たため相談し、期日までに余裕を持って仕事を終わらせた。
結果
自分本位
いざ仕事をはじめると、わからないことがあった。依頼者に相談しようとしたところ、依頼者は出張中で電話にも出られない状態だという。結局、連絡がとれたのは締め切りの３日前で、自分は焦りながら仕事をしなければならなかった。
他人本位
仕事を期日までに余裕をもって終わらせられたため、依頼者が忙しいことも知っていたことから早めに成果報告を行った。すると、成果は問題なかったが、そのうえで改善点や改良点が見つかり、改めてそれらの対応をしてから提出することになった。その結果、よりよい仕事の成果を上げることができ、会社の業績に貢献できることとなった。
行動と結果の比較からわかること
上記の比較を読んでみて、どう思ったかな？結果を見ると、明らかな違いが発生していることがわかると思う。この違いは、この記事を際立たせるために、内容を盛ったから出来たと思うかな？でもね、これ全然盛ってないんだよ。普通にこんなことが社会の場で起きてる。実際お父さんが見てきたことだしね。同じ”仕事をする”ということに対して、報連相が出来ている、出来ていないでこれだけの差が出るんだ。そんな実態を認識してもらいつつ、具体的に何が違うのかを見てみよう。
単純に行動量が違う
報告も連絡も相談も、行動回数が違う。文章量の差からもそれは明らかだと思うんだけど、この回数が圧倒的に少ない人が多いんだよね。その結果、余計に時間がかかってしまったり、もっとうまくできたのに、と言われてしまったりとよくない評価に繋がることが多いんだ。それでも要所で行動してくれていたらまだいいんだけど、ひどい場合だとわからないのに相談せず進めて、結果やりなおしになってり、失敗したことの報告を、責任をかぶるのが嫌で行わなかったり。仕事をする上で非効率なことが発生する原因になってたりするよ。
でもね、こーゆー人たちって”自分なりに”は報連相を行っていたはずだ、と思ってたりするんだ。で、「こっちは報連相していたのに結果が上手くいかなかったのは相手が悪かったからだ」、なんて論法を持ち出してきたりする。周りから見て、こんなこと言ってる人の評価が上がると思う？お父さんは上がらないと思う。まぁ、心の中でだけツッコミを入れておいてあげよう。
じゃあ、何故これだけ行動量に差が出たのか？掘り下げていってみようと思う。
どこで差がついたのか？
行動量の差は、相手について考えるかどうかで現れた差だ。言い換えると、相手が知りたいこと、不安に思っていることを、相手が行動に移す前に解消しようとしたかどうか、だと言ってもいい。
ただ闇雲に行動量を増やしたからといって、相手にとって邪魔になる行動であれば、いい結果が伴うわけがないのだから。しっかりとポイントを絞って報連相を行っていく。これが、肝なのよ。
行動が少ない人を”自分本位”と呼んだのは、報連相を行うのが”自分が”やったこと、やること、わからなかったことに対してのみだから。そこに相手への配慮なんてほとんどない。だから、内容も薄くなるし、行動回数も少なくなってしまうんだよね。
対して”他人本位”の人は、”他人が”不安になること、失念していること、現状で把握できていないことなどを解消するために報連相を行う。だから、相手はまだ結果が出ていなくても不安が少なく余計な心配事を減らせる。そりゃ、その後の結果や、さらにそのあとの両者の関係もいい方向に進むよね。
他人本位は、その先の目的の達成に繋がる
“他人本位”で、要は相手の不安を解消する、というようなことを書いたけど、そもそもどうしてそれを考えなければならないのかを話したい。これはあらゆることに通じるんだけれども、最終的な目的を達成するためだ。最終的な目的とは何か？それは、いい仕事をすること。いい仕事とは何か？
・クライアントの依頼を達成する
・少ない労力で大きい成果を上げる
・継続的に良好な関係を構築し続ける
まぁ、適当に上げたんだけども。こーゆーのを同時に達成していくのがいい仕事だと思う。言われたことをただこなすのがいい仕事のわけがない。本当にいい仕事はお互いに尊重しあった結果生まれてくるものなんだから。となれば、最低限自分ができる相手への尊重はするべきだと思う。そして、相手への尊重というのは、慇懃無礼に接する事じゃない。まさに、しっかりとした報連相が、相手を尊重するってことなんだ。
具体的な行動と理由の解説
前述した、”相手の不安を解消する”ということに加えて、報連相を行う意味はほかにもある。例にあることも含めて、解説していこうと思う。
報告
例文では、途中で一度報告してる。ここで一番大事なポイントは、報告と同時に”確認”を行うということ。作業する前に相談して、完全に意識のすり合わせを行えればいいけれど、細かいニュアンスが違ってしまっていたり、細かい疑問すぎて相談するまでもない内容だったりした場合、そのまま作業を進めると最終的に手戻りが発生する可能性は出てきてしまう。それを防ぐために、報告しつつも内容が問題ないことを確認ができる。実際、例文ではニュアンスが違っていたためにすり合わせを行った。適切なタイミングで都度報告をすることで、目的に向けて軌道修正を行いながら適切に向かっていくことができる。
他にも、適正に報告を行うことで作業の短縮に繋がることもある。報告時点での作業のペースを先方に把握してもらうことで、その先の工程の調整をしてもらえることもあるからだ。なので、要所で報告は積極的にしていったほうがいいと思う。
連絡
例文で顕著に差が表れたのが、この連絡だと思う。連絡は相手に忘れられないようにすることと、自身の行動が無駄にならないように保険をかけられる効果があるよ。一部、報告と被る部分もあるんだけどね。両方うまく使っていくといいね。例文では、凡その納期を伝えたあと、まず商品が集まった段階で連絡して、「現在順調に物事が進んでますよ」と伝える。加えて、裏では「こちらは順調ですが、そちらも問題ないですよね？」という問いかけも行っている。それに対して、相手は「可能なら早めてほしい」と回答するわけだ。次に、配達前日の連絡。これは相手への最終確認と、配達時間のおおよその見当がついているはずなので、その伝達。ここで確認することで、当日の行動が無駄になるかどうかを確認できる。長期の案件は、当日の１週間前と前日には必ず連絡するようにしよう。そして、当日の連絡。おおよその時間は伝えてあるとはいえ、到着した瞬間に先方がトイレにいたり、長電話をしていて対応が遅れてしまうことがあってもつまらないでしょ？なので、5～10分前に連絡しておいて、到着と同時に対応してもらえる環境を作っておく。兎にも角にも、お互いに無駄な行動を起こさずに済むように、こまめな連絡はしたほうがいいんだよ。
相談
相談は、”出来る時にしろ”。例文では、最初に相談できる日できない日を確認を行った。この事例に関わらず、相談しようとして肝心な時に相談できない、なんてことはしょっちゅうあるから。他にも、相談しようとしたら先方が忙しそうで、「タイミングを見計らってから相談しよう・・・。」と機会を伺っていたら、そのまま次の作業に行かれてしまったり、時間だけが経ってしまったり。こうなってしまったら、いいことなんて何一つないからね。相談されてその時に無理だったら「ごめん、後にして」って普通の人なら言ってくれるから。その時に、「いつ頃でしたら時間いただけそうですか？」って聞けば、大抵は返答してくれるから。だから、相談する必要がある事は、出来る時になるべく早くした方がいいんだよ。
その他、具体的なタイミングと理由
その他意識したほうがいいポイントや理由について列記していくよ。
報告
・作業の区切り毎
前述の”確認”のために、手戻りが発生しても痛手が少なくなるタイミングで都度報告は行ったほうがいい。その区切りは、経験で制度を上げていくしかないと思うけどね。
・依頼者に確認を受ける前
要は、途中経過を依頼者に報告する必要がある、ということ。依頼者は、依頼した作業が期日通りに終わるかどうかを常に気にしている（と思っていた方がいい）。そして長期になればなるほど、想定より早いか遅いかは気になるもの。なので、予定より遅い段階で連絡や報告がなければ、気になって依頼者のほうから確認の連絡が来たりする。そうなってしまっては３流だ。こちらから状況を教えて、安心してもらおう。また、予定より遅れてから報告するのは言語道断だ。遅れそうな予測が経った時点で事前に報告するようにしよう。
連絡
連絡は、始めは多すぎてもいいくらいだ。先方が「そこまで細かくしなくていいよ」と言ってきたら、そこから減らしていくくらいが丁度いいと思う。この感覚も、経験と慣れだね。これに関しては前述の内容を実践すればいいと思う。
相談
相談は、”わからないことがあったら”すぐ行う。というのも、依頼者からの指示は、ほとんどが完璧ではないからだ。例えば、「この荷物を倉庫に持って行っといて」と依頼を受けたとする。ありきたりな指示だとは思うが、これには
・何時～何時の間に
・どの倉庫の
・倉庫のどこに
・どのように
持っていけばいいのかが全く含まれていない。ニュアンスでわかることもあるだろうが、お互いの「わかっているだろう」という思い込みが勘違いを生んでしまうことは多々あることだ。他にも、
・倉庫に行くためには途中の扉を開ける鍵があるが、もう開いているのだろうか？
・車は使っていいのか？そもそも使える車は残っているか？
等々、作業をシミュレーションをしてみると、確認しておくべき事は実はかなりあるはずだ。なので、そういった疑問は早めに解消しておく必要がある。覚えておいてほしい。
ただ、聞き方や聞く回数なんかは注意しないといけない。ちょっと考えたらわかることを何度も聞いたり、いくつもの疑問を都度聞いたりしたら、邪魔に思われてしまう。最悪、「こいつに頼むよりほかのやつに頼むか、最悪自分でやったほうが早い」なんて思われたら、自身の評価が下がってしまうから。これも、経験によって精度をあげていってほしい。
まとめ
気づいたら長文になっちゃってたね。読みづらいかもしれないけど、最終的に君たちが報連相をしっかり身に着けてくれたらいいな、と思う。
今回は仕事に焦点を当てて書いたけど、普段の生活も含めて報連相はとても大事なことだから、忘れないで。
仕事の目的は、最終的に仕事を完遂させることだ。自分の分だけしっかりやること、ではない。何故なら、自分の分だけ終わらせたとしても、その後の工程でだれかがミスをすれば、その仕事は完了したことにはならず、最悪報酬が発生しないということにもなりかねないからだ。でも、報連相を各自がしっかり行うことで、このリスクは必ず減らせる。しっかり、覚えておいてほしい。
じゃあ、今回はこのへんで。またね～