自分のミスを自分で見つけるのは難しい
メールの作成、書類の作成、ドキュメントの作成…etc
社会に出ると、あらゆる物を”作成”することが求められると思うんですが、
その時、結構誤字脱字があったりしませんか？
かくいう僕も、毎回確認するようにはしているのですが、忙しい時などは
ついつい確認すらせずに書類を作成、提出し、あとで誤字脱字があって怒られる、ということが度々ありました。
確認すらしなければ誤字脱字に気付かないのは当たり前といえば当たり前ですが、個人的に危機感を感じたのは、確認をしたにも関わらずケアレスミスが発生することに対してでした。
色々な方法を試してみたのですが、それでもどうしても一つや二つの何かしらのミスが中々なくならなかったんです。
ミスを減らすためにしたあれこれ
同僚達に対策案を聞いてみたり、自身でも調べたり考えたり。なんとかミスを減らしたいと考え、実際にいくつかの案を試していました。
まずは、典型的なだれでも思いつく「最後に見直す。不安なら2度見直す」方法。目視で1文字ずつ追いかけ、ミスを探します。ミス発見率は２～３割程度。この方法は、疲れていたり、他の事を考えながら行ってしまうと平気で見落としをしてしまう様子。
次に、誰かに確認してもらう。相手に迷惑をかけてしまうことを認識しつつも、ミスのある書類を最終提出してしまうよりは上司にとっても会社にとってもいいだろう、ということで頼み込んで実施。でも、急いで提出しなければならない状況で、相手が確認の時間を取れなかったり、ミスが発覚した際にそこを修正してまた見てもらって、となると時間的にも、相手への申し訳なさ的にも少し大変なので、次第に頼みづらくなってしまいました。
他にも試したことはありますが、どれもうまくいかず。しばらくはちょくちょくケアレスミスをして怒られて、が発生しました。
結局たどり着いたのはシンプルな方法
どこまでいってもミスは自分のせいなので、どんなに手間がかかってもミスを克服するぞ！という意気込みで、ミスをあぶり出すことにしました。その方法は、1文字1文字蛍光ペンで、文字を読みながらなぞるという方法。
ただなぞるだけでなく、読みながらというのがかなり効果的でした。
最初慣れないうちは、A4一枚で10分とかかかっていたのですが、慣れてくると今では１～２分で全体を確認することができるようになりました。
重要なのは、必ず全部の文字をなぞること。①②といった記号も含めて全部です。実際にこれをやってみると、目視確認とは比べ物にならないくらいミスに気付くことが出来ます。
デメリットは、蛍光ペンでなぞるために書類を1部余計に印刷しなければならないコストと、ほんの少しの確認時間、蛍光ペンそのもの、といったところかと思います。これらのコストがそれほど問題にならないのであれば、是非試してみてください。
最後に
僕はこの方法で、劇的にケアレスミスが減りました。具体的にわかりやすい例を挙げると、見積書のミスがこの半年間1度もありません。
意外と「ちょっと修正するだけだからあまり確認しなくても大丈夫」なんていう油断がある時なんかに、日付を修正していなかったとか、細かいミスが出てくるものです。この方法は、そういった油断を一つ一つ消してくれてるように感じます。しかも、結構発見率高いですよ。
どうしてもミスを無くせない人は是非一度お試しあれ。