なんとなくでは、情報は管理できない
仕事をこなす上で、過去の資料を見直す必要があるケースは必ず出てくると
思うのね。
大きな会社ならそこらへんの方法やルールも確立されてて、実際僕も一時期
その恩恵に預かれてたんだけど、今や転職して、１０人未満の会社で営業を
するようになってから、なまじ以前の整備されたルールに慣れてしまってた
せいで、うまく情報の整理や管理ができなくなっちゃってた。
このままじゃいかんと思って、しっかり情報整理した上で自分の成長に繋げ
ていけるように自分なりの情報整理方法を考えて今実践してる。
今のところ、情報がスッキリ整理されてストレスなく仕事ができてるかな。
初期の準備に若干時間がかかるかもしれないけど。
情報整理に使う媒体、デバイスはおおまかに３つ
情報整理方法を見直したところ、使うのはおおまかに３種類。
①紙媒体 ②会社PCが所属するネットワーク ③携帯端末
使うというより、使えるのが上の３つかなと思う。
順番に使い方をかいてく。
①紙媒体
紙媒体のメリットは、とにかく書き出しが早い。持ち運んでいれば使えなくなることがない。簡単な情報を探すなら紙のほうが早いこともある。
要は、デジタル媒体を使うより早い場面が多々ある、ということ。
携帯端末は、電池切れや、この時期だと熱暴走で一時的に利用不可になることもあるから、そのリスクを回避するためにも紙媒体は全然使う価値があると思ってる。
管理する情報の内容は
・一時的な情報、メモ
・案件の一覧表
・進捗中の案件
要は、頻繁に状況が変わる、内容が増減するといった変化の激しい内容。
変化の激しい内容は、デジタルデバイスで全て残そうとすると間接時間
（準備や片付けなどの時間）がかさばるから結局効率的じゃなくなっちゃう
んだよね。
案件が終わった後や、滅多に変化しないことがわかっている内容について、
最後にまとめてデジタル化したほうがスッキリするはず。
ということで、紙に書くことにした。
紙媒体は主に２つ
使うのは、大きくわけると
・ルーズリーフ（バインダー）
・資料（クリアファイル）
正直、営業が扱う情報や資料の量は半端じゃない。
進捗中の案件資料だけでも、全部手持ちで移動するのは現実的じゃないと
思う。（そーゆー人もいたけどカバンが10ｋｇ軽く超えてた）
なので、僕はA5のルーズリーフバインダーに案件を書き込んでリスト化し
て持ち運んで、案件で使っている資料は案件ごとにクリアファイルにまと
めておいて最後にスキャンしてデータ化する流れにした。
ちなみに使ってるルーズリーフバインダーはこれ。
先頭のページにA4の月間スケジュールをコピーして挟んでおくだけで、
スケジュール帳としての役割も簡単にこなせるので、今ちょっと
お気に入り。
このバインダーの中を、おおまかに
・各種案件（全般）
・見積り
・仕入れ業者状況
・レンタル案件
・メモ
で仕切って、持ち歩いて使うことにしてる。
クリアファイル毎にまとめている案件資料にも一つ工夫してあって、
それは資料の先頭に進捗を細かく書き残すための用紙を入れておくこと。
営業をしていると、電話での口約束がすごく多い。それを一時的にメモ
はしても、時間がたつとその情報が見つからないなんてことが日常茶飯事
なので、メモはルーズリーフバインダーに入れておいて、あとで各案件の
進捗記載用の用紙に経緯を細かく書いていく。そうして案件が終わった
あとにクリアファイルの用紙を丸ごとスキャンすれば、次回似たような
案件が出たときに経緯や注意点を忘れずに反映させられるようになるって
ことで。
そんな感じで、一部の情報は紙媒体で管理することにしてる。
②会社PCが所属するネットワーク
本来は、「紙媒体」に対して「デジタル媒体」で済ませられればよかった
んだけど、デジタル媒体もさらに２種類に分けたかったので、便宜上こんな
書き方に。混乱させたらごめん。許して。
この項目では、主に持ち出し厳禁の内容と、社内で共有すべき内容の２点の
情報を管理する。各会社で、持ち出しちゃダメな情報はあらかた決められ
ているはずなので、その範囲内の情報で、しかも残しておかなければならな
い情報が対象かな。
前述の紙媒体の資料にしても、最終的にはスキャンしてデータにしてしまう
ので、そのデータは「社内で共有すべき内容」としてサーバーに保存すべき
情報。
ここで気を付けたいのは２点。一つは、「どうしても共有したくない情報以外はサーバーにあげてしまうべき」ということ。それは、完成したファイル
だけでなく、作成中の資料も含めて。何故なら、”もし自分が休むことになっ
た時に、他の人に資料の作成や資料の準備を任せなければならない可能性が
あるから”。
もしサーバーの所定のフォルダには、完成後のファイルしか入れてはいけな
いというルールがあったなら、自分専用のフォルダに置いておくのでもいい
から、他人が確認することができるフォルダにファイルを置いておくことを
普段から心がけるべきだと思う。（ただし、改ざんや消去された場合に備え
て原本はどこかに残しておくこと。）
二つ目は、ファイル、フォルダの命名規則。
ファイルは、後日検索した際に検索に引っかかるようにしておく必要があ
る。会社で決まっている場合は悩む必要はないけど、決まっていないなら
日付_関連会社_案件内容 を名前に含めるといいと思う。（もちろん臨機
応変に。）理由は、ソート、検索をしやすくするため。
想像するとわかると思うけど、大体過去の案件を探すときの状況は
「いつごろ行った案件か」「どの会社に関する案件か」「何の案件か」の
いずれかが含まれた状況になると思う。それらの検索にひっかかるように
名前を付けておくのが重要なので、この意識は忘れないようにしたい。
③携帯端末
最後は携帯端末。今やスマートフォンも普及し、会社によっては全営業マン
にタブレットを貸与する、なんてことも珍しくなくなった現在。でも、残念
ながら使いこなせている人が多くない中で、逆にこれを使いこなしていたら
差別化になるんじゃね？と思って、活用することに。それ以外でも、iPhone
は普段使いしてるからね。使わない手はないね。
この項目については、全部を細かく書くと量が多くなりすぎちゃうので、別の機会にそれぞれ書いていこうと思う。断片的には過去の記事でも書いて
たりするしね。じっくり書いてく。
今回は、扱う情報と手段だけ。
・各種写真 アプリ：写真、Googleフォト
スマホで写真を撮り、Googleフォト経由でPCへ。
Googleフォトは実質容量無限のようなものなので、
公私ともに必須アプリ
・各種資料 アプリ：Googleドライブ
チラシ、商品情報、商品写真をまとめたもの
・一時メモ アプリ：Fastever
たまたまメモ用紙が手元にない場合。スマホで簡易メモをとる。
僕はEvernote利用者なので、このアプリを。なければメモアプリ
でも全然アリだと思う。
おおまかにこんなところかな。あとは、これらを実践するために大事なこと
を。それは、できる限り情報を残すのを後回しにしないこと。
時間がたつことで、書くべきことを忘れた、なんて状況は本当に笑いごとに
ならないから。どんな整理術を実践するにしても、書き残すことを怠けてし
まったらすぐに破綻するから、それだけは守るように！と自分に言い聞かせ
つつ。ただし現状考えうる限り、しっかり書き残せばその後の情報検索が
楽になるように設計できたと思う。
まだサンプル機関は少ないけど、これが続いたらその後の詳細も書き残して
おきたいな。
ってなわけで、主に自分向けに残すためのこの記事、だれかの役にも立った
らいいなー。もし「性に合ってる！」とか、「もっとこうしたら・・・」とかあったらどしどしご意見くださいな。情報管理は仕事の重要項目！どんどんアップデートしていくよーーー！！！
ではではー！